Ötletek, melyekkel a könyvelési díjat csökkentheted
Eddig a legtöbb könyvelő manuális rögzítéssel könyvelési tételszám alapján kalkulált. A programok és ügyviteli rendszerek korszerűsödésével és az ügyek bonyolódásával ez az érték változhat és egy rutinos könyvelő ezzel is számol. Egy jó könyvelő nem arról ismert , hogy olcsó. Egy rugalmas könyvelőnél a leírt módszerek felhasználásával költséget takaríthatsz meg, de ami ettől sokkal nagyobb érték, hogy előbb lesz a birtokodban a pénzügyi információ és ezzel a hatékonyságod nőhet.
Időgazdálkodás első szabálya: a munkát egyszer kell elvégezni. Dolgozz össze a könyvelővel, hogy kevesebb dupla munka legyen.
1. Legyen rendezett az iratanyagod leadáskor!
Minden árbevétel számla megvan, tömbökből minden kitépve, minden bankkivonat sorszám szerint megvan, pénztárbizonylatok/ pénztárjelentés rendben, beszerzések számlái rendben, a rajtuk lévő esemény felismerhető, vagy magyarázat felírva rá. ( Nézd át otthon a fiókokat konyhaszekrényt, laptoptáskát, a kocsi kesztyűtartóját, kallódó számlákat keresve.)
Rengeteg idő és bosszúság van azzal, ha iratok hiányoznak.
2. Az alkalmazottak jelenléti íveit küldd el a következő hónap első munkanapján!
Előbb kapd meg a fizetési bizonylatokat. Kerüld a rendetlenek miatti csúcsot.
3. Mailben, vagy telefonos fényképen küldd el a repi és telefonszámlákat a könyvelőnek 05.-ig
A havi utalandó járulékokhoz ez nélkülözhetetlen.
4. Az iratanyagokat add le 08.-ig a könyvelőnek.
Elvileg ez kell ahhoz, hogy 12.-ig, illetve 15-ig elkészülhessen a könyvelés.
5. Használj felhő alapú gépi számlázóprogramot, amit a könyvelő is láthat, vagy online számlázót, de ne ingyenest.
Adatrögzítés gépesíthető, kevesebb adatrögzítési hiba, nincs kimaradt számla.
6. A heti számlákat és kivonatokat küldd el mailben, vagy töltsd fel egy közös tárhelyre a könyvelőnek ( pl.: Google drive )
A könyvelő a 12-20-i csúcsidőn kívül előre dolgozhat, hamarabb kap eredményt.
7. A pénztárbizonylatokat számítógépes programmal állítsd elő, ami a könyvelőprogrammal összeköthető
Adatrögzítés gépesíthető, kevesebb gépelési hiba. Nem csak hóvégén tudja meg az egyenleget. Időben nem tart tovább mint kézzel.
8. Ha vezetsz saját nyilvántartást a partnerek tartozásairól, azt ne egy hagyományos excelben végezd…
hanem egy olyan programba, ami illeszkedik a könyveléshez, vagy listázza magából a könyvelésből.
Küszöböld ki azokat a felesleges munkákat, melyeket a könyvelő és Te is párhuzamosan elvégeztek. Inkább tanulj új dolgokat és osszátok meg a munkát.
9. Érd el, hogy havonta kapjon kimutatást minimum az alábbiakról:
Vevői tartozások; Szállítói tartozások; Eredmény; Pénztárak egyenlege.
Ezzel elkerülheti az év végi meglepetéseket és a hibáztatásokat.
10. Tanuld meg a felhő alapú rendszerek kezelését és a közös adatbázisok használatát.
Legyen szoros együttműködésed a könyvelővel és tarts fenn egy egészséges számonkérést.
Érd el, hogy a könyvelő oktasson kis könyvelési programból való listák lekérdezésére és az egyszerűbbek értelmezésére. Tanulj, hogy ne legyél kiszolgáltatott. Az egészséges elvárások javítják mindkét fél teljesítményét.
Ezek teljesítésével kiérdemled a VIP kedvezményes szolgáltatást, amiről itt olvashatsz bővebben: VIP ügyfél leszek