Céges adminisztráció - Gyurik László

A cég adminisztrációs feladatainak összehangolása a cég munkafolyamataival

Mi is az adminisztráció?

A szó eredete a latin “administrare” szóból ered, ami “szolgálni, segíteni” jelentéssel bír, és a “minister” (szolga) szóból származik. Tehát az “adminisztrál” szó közvetlenül kapcsolódik a “miniszter” kifejezéshez, ami a segítő, szolgáló személyt jelöli (WikiSzótár.hu).

Az adminisztráció szó latin „administratio” gyökeréből származik, ami irányítást, vezetést jelent, és a 19. században jelent meg a magyar nyelvben, azóta is használatos a vezetői, irányítói tevékenységre utaló kifejezésként. Az adminisztráció fogalma nem csak a vállalati szférában, hanem a közigazgatásban is jelen van, ahol az államigazgatás irányítói tevékenysége is adminisztrációnak nevezhető.

Miben segíthetünk: ( ahol a munka tengere sodorja a vezetőt)

Célok:

Munkaköri leírások kidolgozása (ez nem a munkaügyi ellenőrnek készült mintaszabályzat, hanem valós, vagy ideális tevékenységek szabályozott leírása). -Ezen leírás alapján bármikor új munkatárs betanítható, aki szinte azonnal termelő munkát végez.
Munkaszervezési folyamatok felülvizsgálata, megcélozva a teljesítményarányos jutalmazást.
Belső ellenőrzés kialakítása, hogy a cég termékei jó minőségben határidőre értékesítve legyenek
Pénzügyi adminisztráció felülvizsgálata, hogy a cég fizetőképessége stabil legyen

Részfeladatok:

– Milyen információkra van szüksége egy vállalkozás elindításához

– Hogyan kezdjen hozzá egy vállalkozás megszervezéséhez

– Hogyan szervezze meg a cége adminisztrációját

– PR, marketing, szerződések, számlázás …. minden ami még kell

– Hogyan használja fel a cégvezető a könyvelésből nyerhető információkat

– Hogyan lehet a könyvelésből vevői és beszállítói tartozáslistát lekérni

– Milyen módszerekkel lehet a likviditást megteremteni és fenntartani

– Mit tehetünk, hogy a vevő fizessen

– Megoldások a pénzügyi nehézségek kezelésére

– Válsághelyzetek kezelése

A vállalkozás adminisztrációs és szervezési folyamatainak a kialakításához a ” SZERVEZÉSI TÁBLA” technológiát és filozófiát alkalmazzuk.

A folyamatok standard oktatásához és a vállalkozás munkatársainak betanításához több, a technológia oktatására jogosult, licenccel rendelkező konzultáns segíti a munkánkat.

Sokakat a változás megrémít, mert ismerjük a közmondást: ” Járt utat járatlanért el ne hagyj.”

De van az úgy, hogy szúr a szög, de még nem annyira, hogy megmozduljunk.

A döntés a Te kezedben van, mi abban segítünk, hogy kicsi reális lépéseken keresztül megvalósítsd a nagy álmot, a helyesen kontrollált, motivált és értelmes munkatársakkal dolgozó, jól termelő, nyereséges vállalkozást.

Segítségünkkel Te is könnyedén képessé válhatsz ilyen cég megszervezésére.

Tanulásmódszertanunk lényege az alapos megértés és a fokozatosság.

Miben tér el ez a módszer a hagyományos munkaköri leírásoktól?

LRH. által kidolgozott szervezési tábla a szervezeti struktúra és a munkafolyamatok hatékony kialakítására szolgáló eszköz, elvei és módszerei más szervezeteknél és vállalkozásoknál is használhatók. Ez a rendszer segít a szervezeteknek abban, hogy világosan meghatározzák a felelősségi köröket, a hatásköröket és a munkafolyamatokat, ezáltal növelve a hatékonyságot és a produktivitást. A szervezési tábla alapelvei az alábbiakban segíthetnek egy vállalkozás vagy szervezet működésében és pénzügyi rendszerében:

1. Világos struktúra és hierarchia

Szervezeti hierarchia: A szervezési tábla egyértelműen meghatározza a szervezeti hierarchiát, azaz ki kinek a felettese, ezzel elősegítve a hatékony kommunikációt és döntéshozatalt.
Felelősségi körök: Minden pozíció és osztály meghatározott felelősségi körrel rendelkezik, így a munkatársak pontosan tudják, mi a feladatuk, és milyen célokat kell elérniük.

2. Hatáskörök és feladatkörök meghatározása

Kalapleírások: A szervezési tábla alkalmazza a “kalapleírások” koncepcióját, ami részletesen meghatározza az egyes pozíciókhoz tartozó feladatokat és felelősségeket. Ez segít a munkatársaknak abban, hogy tisztában legyenek szerepükkel és hatáskörükkel a szervezeten belül.

3. Munkafolyamatok és kommunikációs csatornák

Effektív kommunikáció: A tábla világosan jelzi a kommunikációs csatornákat, ezáltal minimalizálva a félreértéseket és elősegítve a gyors döntéshozatalt.
Hatékony munkafolyamatok: A szervezési tábla elősegíti az egyes tevékenységek közötti zökkenőmentes átjárást, optimalizálja a munkafolyamatokat, és segít az erőforrások hatékony kezelésében.

4. Adminisztratív skála alkalmazása

Célok és stratégiák: A szervezet céljainak és stratégiájának világos meghatározása segít az erőforrások hatékony allokálásában és a tevékenységek megfelelő irányításában.
Pénzügyi tervezés: A célokhoz kapcsolódó pénzügyi tervek és előrejelzések segítenek a pénzügyi stabilitás megőrzésében és a gazdaságos működésben.

5. Teljesítményértékelés és fejlesztés

Munkatársak fejlesztése: A kalapleírások és a feladatok világos meghatározása mellett a szervezési tábla lehetőséget biztosít a munkatársak folyamatos fejlődésére, készségeik bővítésére.
Teljesítményértékelés: A szervezeti célokhoz és feladatkörökhöz kötött teljesítményértékelés segít a munkatársak motiválásában és a szervezet általános hatékonyságának növelésében.

Kinek nem javasolt ezt a rendszert alkalmazni?

Kisvállalkozások és startupok: Ezek a szervezetek gyakran szükséges, hogy gyorsan alkalmazkodjanak a piaci változásokhoz, és előnyben részesítik a rugalmasabb szervezeti struktúrákat. ( De ez nem jelenti azt, hogy akár egy egyéni vállalkozás is ne tudná ez által a módszer által eredményesebbé tenni a vállalkozását, hiszen neki is el kell végezni azokat a céges feladatokat, mint a nagyobb cégeknek, csak Ő egyedül van az összes posztra.)
Kreatív iparágak: Reklámügynökségek, design stúdiók és egyéb kreatív iparágak, ahol a kreativitás és az innováció kulcsfontosságú, esetlegesen korlátozva érezhetik magukat a szigorú strukturális keretek között.
Szervezetek, amelyeknek erős a saját kulturális vagy filozófiai identitásuk: Ezek a szervezetek konfliktusba kerülhetnek a Hubbard-féle rendszer bizonyos elemeivel.